Beste ondernemer, dit is u vast wel eens overkomen: u laat een bestelling afleveren en u krijgt een melding dat de zending incompleet is. Of u ontvangt een bericht dat een product uit die zending beschadigd is aangekomen en of u dat even wilt vervangen. Bewijst u dan maar eens dat uw klant ongelijk heeft! Dat is sowieso al heel vervelend, want een klant heeft toch altijd gelijk?

Daarom zien we steeds vaker een cctv camerasysteem in de productiehal om beelden van de inkomende en uitgaande goederen vast te leggen. Deurplus denkt graag mee over de inzet van camerasystemen, afgestemd op de specifieke eisen van een bedrijf. Dat omvat natuurlijk meer dan alleen de selectie van een camera voor het productieproces. Daar waar speciale, bedrijfsmatige eisen zijn, groeit Deurplus in z’n rol! Dan hebt u niks aan een reguliere camera die de beelden vastlegt en deze na enige tijd vernietigt:

• Want hebt u dan wel de juiste plekken in beeld?
• Hebt u dan wel de juiste momenten vastgelegd?
• Hebt u uw bedrijfsvoering wel op orde?

Deurplus denkt verder dan alleen het beeld. We adviseren over inbraakwerend hang- en sluitwerk, intercomsystemen, toegangscontrole en de inzet van cctv camera’s die het productieproces ondersteunen en versterken.

Met welke drie tips boekt u het meeste resultaat?

Camera’s – bewijs van zending

Stel dat u een bericht ontvangt na een levering dat de zending incompleet is. Uw klant verzoekt u of u nog even de ontbrekende items wilt leveren. U dacht dat u het goed geregeld had met uw camerasysteem. Keurig netjes komt in beeld wat zich afspeelt in de productiehal. Maar u hebt geen opnames van andere momenten in het productieproces. Kan dat beter? Met bijvoorbeeld een camera als extra oog op de expeditie? Zeker weten!

U hebt bewijslast nodig dat een zending compleet uw bedrijf heeft verlaten. En uw medewerkers zullen hun werkwijze moeten aanpassen:

• U moet nadenken over een verzamelplek waar elke order wordt neergezet
• Heftruckchauffeurs moeten geïnstrueerd worden
• Plekken moeten gemarkeerd worden
• En dan de handeling: elke zending moet gefotografeerd worden in het felle licht. Dankzij een camera met een trekkoord kan de heftruckchauffeur zonder uit te stappen de camera bedienen en een close up maken.

Reclameert de klant? U stuurt de foto en u kunt laten zien dat u er alles aan hebt gedaan. Check! Uw klant zal verderop moeten zoeken.

Camera’s bewijzen de staat van uw product

Ook in geval van schade blijken onze netwerkcamera’s van onschatbare waarde. Stel, u levert hang- en sluitwerk voor de bouw. Van elke zending die verstuurd wordt laat u opnames maken. Dan ontvangt u een mail vanaf de bouwplaats: “Beste Jan, ik heb een deur ontvangen zonder scharnieren. Jullie hebben de deur bewerkt, zijn jullie wat vergeten? Ik kan er helemaal niks mee! Graag een nieuwe deur.”  

Ook dan hebt u bewijs dat u de complete deur inclusief scharnieren hebt verzonden. U hoeft slechts de camerabeelden te raadplegen en u hebt het bewijs: Bij u is er in elk geval niks mis gegaan.

Camera’s bewijzen incomplete orders

Een industrieel camerasysteem is ook voor uw eigen bedrijfsvoering onmisbaar. Stel, uw medewerkers starten de productie van een bepaald type product waarvoor ze speciale onderdelen nodig hebben. ‘Afgeleverd’, meldt de status van DHL. Maar nergens zien uw medewerkers dat ene doosje. Ze kunnen niet verder en bellen u terwijl u onderweg bent naar een vergadering.

Tja. U weet het ook niet natuurlijk. Via de app checkt u de beelden want u fotografeert alle inkomende goederen bij binnenkomst op een speciaal daarvoor bestemde plek. Ook de DHL-man weet dat hij zijn pakketten hier neer moet leggen.

Wat blijkt? Dat doosje is nooit afgeleverd. Het ligt dus niet aan u en kennelijk is het onderweg verdwenen. U bent in elk geval niet verantwoordelijk.

Cctv camerasysteem in productiehal – wat is de wetgeving?

Op het gebied van privacy is de wetgeving de afgelopen periode behoorlijk aangescherpt. Sinds 25 mei 2018 is in heel Europa de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) van toepassing. Deze wet gaat de onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tegen. De AVG stelt ook voorwaarden aan het verwerken van camerabeelden.

Cameratoezicht zoals hierboven beschreven: het fotograferen van inkomende – en uitgaande goederen hoeft niet per se een inbreuk op de privacy van werknemers te zijn als zij verder niet in beeld komen. Als zij wel in beeld komen, dan is het uitsluitend toegestaan als er sprake is van een gerechtvaardigd belang. Het voorkomen van diefstal is zo’n belang bijvoorbeeld.

Cameratoezicht moet daarnaast noodzakelijk zijn om dat gerechtvaardigde belang te dienen en de enige manier om tot het gewenste doel te komen. Dus, u kunt geen diefstal op een andere manier voorkomen. Als u uitsluitend beelden opslaat van producten, hebt u meer vrijheid dan wanneer werknemers herkenbaar in beeld komen. Dan moet het cameratoezicht onderdeel zijn van een totaalaanpak van maatregelen en dan mag cameratoezicht niet de enige maatregel zijn die is getroffen om diefstal tegen te gaan.

Uw werknemers zou u dan ook moeten informeren over het feit dat er camera’s hangen en waarom. U moet een reglement opstellen over het gebruik en de toegang tot de beelden, hoe lang ze bewaard blijven etc. Ook moet u bordjes ophangen om uw medewerkers eraan te herinneren dat er een camerasysteem is. Dat omvat dus nog wel iets meer. Daarom hebt u een adviseur nodig die met u meedenkt.

Raadpleeg Deurplus voor de beste inzet van een cctv camerasysteem, al dan niet geïntegreerd met een digitaal sluitsysteem. Wij hebben jarenlange ervaring in diverse branches.