Chaos
Alles wat betreft de aanschaf en het onderhoud van de gebouwen komt bij Ernst langs. Hij moet zorgen dat het schoon, heel en veilig blijft met een flink onderhoudsbudget voor gebouwen.
Beleid vertaalt hij naar uitvoering, hij controleert en scherpt de procedures aan, vertelt hij. Op zijn scherm tovert Ernst een Excel-matrix tevoorschijn met talloze rijen en kolommen, nullen en eentjes. Alle deuren zijn in beeld.
Zo werd vroeger het sluitplan beheerd met rechten per deur zoals in een generaal hoofdsleutelsysteem. Statisch en oncontroleerbaar natuurlijk. En zo lek als een van de vele afvalputjes die het terrein rijk is.
Want ja, wat doe je als iemand in een ruimte wil waar hij geen sleutel van heeft? Sleutel uitlenen? Of even de hoofdsleutel of masterkey meegeven? Die raakt een keer kwijt natuurlijk. En dat gebeurde. Niet een keer, maar regelmatig. En dus moesten er cilinders worden vervangen.
Sommige medewerkers deden dat op eigen houtje. Zij stapten op de fiets naar de plaatselijke slotenmaker, die zette er eigenhandig weer een nieuw slot op, en ze waren voor even geholpen. Maar ja, dat slot werd natuurlijk helemaal niet opgenomen in het sluitplan. Dat stond op zichzelf. Heel wat masterkeys kwamen in omloop. Niet voor te stellen, maar het gebeurde!
Op enig moment is de bouwkundige beveiliging totaal onveilig, oncontroleerbaar en onwerkbaar. Niemand heeft overzicht over sloten, er kan worden gestolen tot-en-met en een eventuele brand zou een catastrofe zijn want de brandweer kan niet met een sleutel alle ruimtes in.
Switch naar digitaal sluitsysteem voor gemeentes
Wanneer Ernst in dienst komt, zo’n zes jaar terug, belandt hij in deze chaotische situatie. Het eerste wat Ernst doet is de optie bekijken of ze kunnen overstappen op een digitaal sluitplan. Dit is altijd stuurbaar en actueel.
Hij vraagt Deurplus om op bezoek te komen die dat prompt doet want Deurplus komt vaker bij gemeentes en heeft daar wel kaas van gegeten. Ernst: “Deurplus luisterde heel goed naar ons. Hun benadering gaat ver. Ze begrijpen de klant, daar blinken ze in uit. Ze beheersen hun technieken volledig. Ze gaven veel informatie.”
“We hebben gekozen voor Deurplus vanwege hun goede oplossing en onderbouwing, ook de prijs was goed. Voor een investering boven de 50.000 euro moet je verplicht meervoudig onderhands aanbesteden via een Europese aanbesteding. We hebben drie partijen aan tafel gehad. Deurplus sprong eruit.”
“Je verdient de investering echt terug. We hoeven geen sleutels van 40 euro per stuk meer te vervangen. Vroeger, wanneer er een hoofdsleutel kwijt was, moest alles vervangen worden! Nu kost elke verloren tag slechts 2 à 3 euro. Dat zijn heel andere bedragen.”
Deurplus adviseert een sluitplan met zowel online als offline sloten van Salto Space (bekabeld) dat wel voor gemeente Leiden gemaakt lijkt te zijn. Hier worden in opgenomen:
- Afsluitbare binnendeuren met circa 200 offline sloten; deuren waar veel mensen in en uit gaan hebben een beslag
- Toegangscontrole slagboom
- Hoofdingangen met circa 15 online sloten
- Technische ruimtes waar niemand mag komen hebben cilindersloten
- Zeecontainers buiten en gebouw klein chemisch afval met Salto hangsloten
- Deur van het fietsenhok
- Garagedeur
Binnen een van de andere vijf clusters van de Gemeente Leiden: Sport, is ook een Salto systeem geïnstalleerd.
Deurplus had de uitvoering van de montage goed geregeld
Ernst kijkt goed terug op de implementatie van het toegangscontrolesysteem. Ernst: “Het is heel positief gegaan. De monteurs hebben ons geholpen met goede uitleg. Het was een groot project en Deurplus had de uitvoering goed geregeld.”
Controle en veiligheid met up-to-date sluitplan
Nu alles geïnstalleerd is, is er één overzichtelijk, actueel digitaal sleutelbeheersysteem. Twee personeelsleden houden zich fulltime bezig met sleutelbeheer. Een van hen beheert de applicatie en alle rechten. De ander is facilitair actief met het aanmaken van tags.
Ernst: “Deurplus heeft ons geholpen hoe we sloten kunnen uitlezen. Dat doen we maandelijks. Dan loopt de beheerder facilitair alle sloten langs en updatet ze met informatie uit de Salto software. Bijvoorbeeld van medewerkers die uit dienst gaan, van hen wordt de tag geblokkeerd. Deze informatie moet doorgegeven worden aan de offline sloten.”
“Maandelijks maken we een uitdraai van alle bewegingen bij een deur. Welke medewerker heeft geprobeerd binnen te komen zonder rechten? Maar ook, hoe lang zijn schoonmakers binnen geweest?”
Het sluitsysteem is een combinatie van online en offline sloten. Elke locatie heeft twee online deuren, een online slot op de hoofdentree en een online slot bij de slagboom. Alle overige sloten zijn offline sloten.
De online sloten zijn altijd up-to-date door connectie met de server, de offline sloten volgen later. Zij updaten zichzelf aan de hand van de tags die bij hen langs komen.
Salto leest en schrijft rechtstreeks op de kaart met de online punten en dat is voldoende om alle 200 sloten up-to-date te houden en de benodigde informatie te verschaffen over het gebruik van het systeem.
In situaties waar niet het allerhoogste niveau van veiligheid is geboden, is een volledig online systeem niet per se nodig. Deze vorm van toegangscontrole past het best bij het budget van Gemeente Leiden. Lees onderin verder hoe dit exact werkt.
Veilig sluitplan
Ernst: “Dit systeem biedt ons 99% veiligheid. Kijk, iemand kan altijd met een ander mee glippen. Maar dat sluit je nooit volledig uit.”
“Iedereen moet zijn toegangsrechten zelf na een bepaalde periode updaten. Doen ze dat niet, dan worden ze automatisch uitgeschakeld uit het systeem. Het enige wat ze moeten doen is even opnieuw aanmelden en het werkt weer. Zo houden we het systeem ‘schoon’.”
Controle over alles en iedereen
Ernst: “Bij het sportgebouw kan men zien of de beheerder op tijd de deur open heeft gedaan. Maar ik kan ook zien wanneer een collega voor iemand een poort open doet wat niet mag. Op deze manier kan ik perfect controle houden.”
