“Investering in digitaal sluitsysteem verdient zich terug”
Het is een beetje zijn persoonlijke ‘ding’ geworden: orde scheppen in chaos. Maar hij doet het samen met Deurplus, vertelt Ernst Verhoog enthousiast, Vastgoedbeheerder bij Beheer Buitenruimte, Gemeente Leiden.
Overal waar hij werkt, gaat hij aan de gang. En dat vindt hij leuk. Hij heeft veel vrijheid en met alle disciplines te maken.
“Het is belangrijk om structuren te creëren zodat iedereen z’n acteerplekje kan hebben in een organisatie. Denk aan de 150 voertuigen die dagelijks onze werven op en af rijden, je moet wel veilig kunnen lopen. Maar ook aan alle ruimtes, wie mag waar komen en wie niet? Toen ik hier kwam werken, had zo’n beetje half Leiden een sleutel van onze werven. We wisten niet meer wie. Dat is natuurlijk onbestaanbaar. De controle en veiligheid moesten terugkomen. Deurplus heeft ons hierin geholpen.”
Het beheer omvat de gebouwen, de werkplaats van de voertuigen, het groot materieel voor de groenvoorziening en alle afvalstromen.
Met in totaal 350 personeelsleden, twee gemeentewerven, vrachtwagens, veegwagens, strooiwagens en trekkers, is dat niet eenvoudig. Maar je kunt het wel simpel maken. Met een toegangscontrolesysteem.
Chaos
Alles wat betreft de aanschaf en het onderhoud van de gebouwen komt bij Ernst langs. Hij moet zorgen dat het schoon, heel en veilig blijft met een flink onderhoudsbudget voor gebouwen.
Beleid vertaalt hij naar uitvoering, hij controleert en scherpt de procedures aan, vertelt hij. Op zijn scherm tovert Ernst een Excel-matrix tevoorschijn met talloze rijen en kolommen, nullen en eentjes. Alle deuren zijn in beeld.
Zo werd vroeger het sluitplan beheerd met rechten per deur zoals in een generaal hoofdsleutelsysteem. Statisch en oncontroleerbaar natuurlijk. En zo lek als een van de vele afvalputjes die het terrein rijk is.
Want ja, wat doe je als iemand in een ruimte wil waar hij geen sleutel van heeft? Sleutel uitlenen? Of even de hoofdsleutel of masterkey meegeven? Die raakt een keer kwijt natuurlijk. En dat gebeurde. Niet een keer, maar regelmatig. En dus moesten er cilinders worden vervangen.
Sommige medewerkers deden dat op eigen houtje. Zij stapten op de fiets naar de plaatselijke slotenmaker, die zette er eigenhandig weer een nieuw slot op, en ze waren voor even geholpen. Maar ja, dat slot werd natuurlijk helemaal niet opgenomen in het sluitplan. Dat stond op zichzelf. Heel wat masterkeys kwamen in omloop. Niet voor te stellen, maar het gebeurde!
Op enig moment is de bouwkundige beveiliging totaal onveilig, oncontroleerbaar en onwerkbaar. Niemand heeft overzicht over sloten, er kan worden gestolen tot-en-met en een eventuele brand zou een catastrofe zijn want de brandweer kan niet met een sleutel alle ruimtes in.
Switch naar digitaal sluitsysteem voor gemeentes
Wanneer Ernst in dienst komt, zo’n zes jaar terug, belandt hij in deze chaotische situatie. Het eerste wat Ernst doet is de optie bekijken of ze kunnen overstappen op een digitaal sluitplan. Dit is altijd stuurbaar en actueel.
Hij vraagt Deurplus om op bezoek te komen die dat prompt doet want Deurplus komt vaker bij gemeentes en heeft daar wel kaas van gegeten. Ernst: “Deurplus luisterde heel goed naar ons. Hun benadering gaat ver. Ze begrijpen de klant, daar blinken ze in uit. Ze beheersen hun technieken volledig. Ze gaven veel informatie.”
“We hebben gekozen voor Deurplus vanwege hun goede oplossing en onderbouwing, ook de prijs was goed. Voor een investering boven de 50.000 euro moet je verplicht meervoudig onderhands aanbesteden via een Europese aanbesteding. We hebben drie partijen aan tafel gehad. Deurplus sprong eruit.”
“Je verdient de investering echt terug. We hoeven geen sleutels van 40 euro per stuk meer te vervangen. Vroeger, wanneer er een hoofdsleutel kwijt was, moest alles vervangen worden! Nu kost elke verloren tag slechts 2 à 3 euro. Dat zijn heel andere bedragen.”
Deurplus adviseert een sluitplan met zowel online als offline sloten van Salto Space (bekabeld) dat wel voor gemeente Leiden gemaakt lijkt te zijn. Hier worden in opgenomen:
- Afsluitbare binnendeuren met circa 200 offline sloten; deuren waar veel mensen in en uit gaan hebben een beslag
- Toegangscontrole slagboom
- Hoofdingangen met circa 15 online sloten
- Technische ruimtes waar niemand mag komen hebben cilindersloten
- Zeecontainers buiten en gebouw klein chemisch afval met Salto hangsloten
- Deur van het fietsenhok
- Garagedeur
Binnen een van de andere vijf clusters van de Gemeente Leiden: Sport, is ook een Salto systeem geïnstalleerd.
Deurplus had de uitvoering van de montage goed geregeld
Ernst kijkt goed terug op de implementatie van het toegangscontrolesysteem. Ernst: “Het is heel positief gegaan. De monteurs hebben ons geholpen met goede uitleg. Het was een groot project en Deurplus had de uitvoering goed geregeld.”
Controle en veiligheid met up-to-date sluitplan
Nu alles geïnstalleerd is, is er één overzichtelijk, actueel digitaal sleutelbeheersysteem. Twee personeelsleden houden zich fulltime bezig met sleutelbeheer. Een van hen beheert de applicatie en alle rechten. De ander is facilitair actief met het aanmaken van tags.
Ernst: “Deurplus heeft ons geholpen hoe we sloten kunnen uitlezen. Dat doen we maandelijks. Dan loopt de beheerder facilitair alle sloten langs en updatet ze met informatie uit de Salto software. Bijvoorbeeld van medewerkers die uit dienst gaan, van hen wordt de tag geblokkeerd. Deze informatie moet doorgegeven worden aan de offline sloten.”
“Maandelijks maken we een uitdraai van alle bewegingen bij een deur. Welke medewerker heeft geprobeerd binnen te komen zonder rechten? Maar ook, hoe lang zijn schoonmakers binnen geweest?”
Het sluitsysteem is een combinatie van online en offline sloten. Elke locatie heeft twee online deuren, een online slot op de hoofdentree en een online slot bij de slagboom. Alle overige sloten zijn offline sloten.
De online sloten zijn altijd up-to-date door connectie met de server, de offline sloten volgen later. Zij updaten zichzelf aan de hand van de tags die bij hen langs komen.
Salto leest en schrijft rechtstreeks op de kaart met de online punten en dat is voldoende om alle 200 sloten up-to-date te houden en de benodigde informatie te verschaffen over het gebruik van het systeem.
In situaties waar niet het allerhoogste niveau van veiligheid is geboden, is een volledig online systeem niet per se nodig. Deze vorm van toegangscontrole past het best bij het budget van Gemeente Leiden. Lees onderin verder hoe dit exact werkt.
Veilig sluitplan
Ernst: “Dit systeem biedt ons 99% veiligheid. Kijk, iemand kan altijd met een ander mee glippen. Maar dat sluit je nooit volledig uit.”
“Iedereen moet zijn toegangsrechten zelf na een bepaalde periode updaten. Doen ze dat niet, dan worden ze automatisch uitgeschakeld uit het systeem. Het enige wat ze moeten doen is even opnieuw aanmelden en het werkt weer. Zo houden we het systeem ‘schoon’.”
Controle over alles en iedereen
Ernst: “Bij het sportgebouw kan men zien of de beheerder op tijd de deur open heeft gedaan. Maar ik kan ook zien wanneer een collega voor iemand een poort open doet wat niet mag. Op deze manier kan ik perfect controle houden.”
Comfort met beheer
“Je kunt ook op groepsniveau toegang geven. Hier kun je een tijdsslot aan koppelen, dat werkt fijn en het scheelt veel handelingen die je anders bij individuele personen zou moeten uitvoeren. Je kunt ook tijdelijk iemand aan een groep toevoegen zoals tijdelijk personeel.”
Vrachtwagenchauffeurs die de werf Dienst Reiniging en Afval op rijden, hoeven hun auto niet meer uit. Zij bieden hun tag aan voor de slagboom, bij de Salto lezer op de tweeëneenhalf meter hoge paal ter hoogte van de vrachtwagencabine.
Een tweede Salto lezer is lager op de paal bevestigd, voor personenauto’s. Een portier op het terrein is nu niet meer nodig.
De zeecontainers buiten zijn ook opgenomen in het Salto sluitplan. Zij zijn voorzien van een (offline) hangslot met Salto slot. Iedereen met een tag en de bijbehorende rechten kan met zijn tag het slot ontgrendelen en de zeecontainer in.
We krijgen alle aandacht bij Deurplus
Ernst: “We hebben een Onderhoudscontract Brons afgesloten. Dit omvat jaarlijkse controle en onderhoud van alle sloten en een meerjarenplanning, ook voor vervanging. Sommige buitensloten zijn inmiddels vervangen of uitgebreid door de verbouwing. Het sluitplan heeft een technische levensduur van zeven jaar als minimum, dat is al heel goed. Salto is een kwalitatief goed systeem. Het is degelijk en past goed bij het pand.”
“Het contact met de monteurs is goed. Klanten willen service en aandacht, dat krijg je bij Deurplus. Op de hoogte zijn wat er speelt bij een klant is heel belangrijk, en zo werkt het bij Deurplus wel. We werken met vaak vaste collega’s die ons kennen. Het werkethos ligt hoog in het midden/oosten van het land, dat zien we ook bij de medewerkers terug.”
“Ondersteuning op afstand is mogelijk bij Deurplus, maar bij de Gemeente Leiden is dat vaak onwenselijk. Onze ict-afdeling schermt veel dingen af en beperkt het werken in de cloud, ook vanwege de AVG. En een groot deel van de sloten zijn offline, dat kun je dan sowieso niet op afstand. Dus monteurs zijn wel vaak echt fysiek nodig. Het goede nieuws is dat er niet vaak een storing is.”
Verlanglijstje voor de toekomst – Deurplus denkt mee
Op termijn heeft Ernst nog wel een wensenlijstje. “Het zou mooi zijn als je met dezelfde tag handschoenen kunt lenen en fietssloten kunt ontgrendelen.
“Voor wat betreft fietssloten, dit is mogelijk, zover zijn we nu alleen nog niet. Dan wordt ook automatisch bijgehouden wie een fiets meeneemt. Eenmaal buiten de fietsenstalling is het alleen voor de gebruiker die als laatst de pas aangeboden heeft en daarmee het slot geopend heeft, mogelijk om het slot te openen. Wanneer de gebruiker weer terug is binnen de stalling en het slot sluit, dan wordt de 'reservering' afgesloten en is de fiets weer vrij te gebruiken. Een fiets moet dus altijd weer terug binnen een netwerk. Gebeurt dit niet dan blijft er dus registratie van gebruik op de laatste gebruiker en is het eenvoudig te achterhalen wie de fiets niet heeft teruggebracht.”
“Een tag wordt zo steeds belangrijker. Men zal hem minder snel verliezen denk ik.”
“Momenteel onderzoeken we of afspraken die gemaakt worden via Outlook gekoppeld kunnen worden aan een Digitale Receptioniste App. Dit betekent dat zelfs een intercom niet meer nodig is. Wanneer je je aanmeldt met je smartphone, communiceert de digitale receptionist met de Salto Software en laat deze een bezoeker vervolgens toe of niet.”
“Voor onze plannen voor nieuwbouw zouden we graag Deurplus willen betrekken. Zij hebben ervaring met sluitsystemen voor gemeentes en beheersen alle technieken rondom en in de deur. Het lijkt ons goed als ze in een vroeg stadium betrokken worden.”
Hoe werkt het updaten van offline sloten bij Gemeente Leiden?
Stel, een van de mannen van de groenvoorziening is zijn tag kwijt.
Hij gaat naar Ernst en Ernst blokkeert zijn pas direct in de software. De online punten ‘weten’ dit direct. Onbevoegden kunnen vanaf dat moment met de verloren pas niet meer het terrein op of door de hoofddeur van de entree.
De offline sloten zijn dan nog niet ‘bijgepraat’ over de vermiste sleutel. Hoe komen zij aan hun informatie?
Dat proces verloopt via de online punten die hun updates meegeven aan tags.
Dus, iemand gaat door de hoofddeur en biedt zijn tag aan bij de wandlezer. Op dat moment krijgt de tag een ‘black list’ mee, met ‘nieuws’ over wijzigingen in het digitaal sleutelbeheersysteem.
Zo komt op deze pas te staan dat de kaart van een van de groenmannen is geblokkeerd. Bij elk offline slot waar een gebruiker zijn tag aanbiedt, geeft hij deze informatie door.
De update verspreidt zich als het ware als een virus. Dit proces mag best een x aantal uren duren, daarom is dit toegangssysteem de best passende oplossing voor Gemeente Leiden.
Bij de brandweer in Zwolle verzorgde Deurplus 5 draaideurautomaten die bediend worden met een stalen trekkabel. Waarom een stalen trekkabel? Voor optimaal gebruiksgemak en de robuuste eigenschappen van deze deurbediening.
Voor haar nieuwe pand wil attractielocatie ‘This is Holland’ een toegangssysteem met tags voor vaste en tijdelijke medewerkers en deuren die automatisch openen na afloop van de shows. Met deze wens komt ‘This is Holland’ aan het begin van de bouw bij Deurplus.
“De service van Deurplus is uitstekend en hun telefonische ondersteuning ook. Je wordt snel geholpen of teruggebeld en er komt altijd iemand aan de lijn die iets van de technische kant van toegangscontrole weet,” vertelt Tomas Ruitenberg, HR-medewerker bij Quality Contacts.