Geen hoge kosten door verloren sleutels, dankzij sluitsysteem Deurplus
Hoe duurzaam, dat zie je al als je om het compacte gebouw heen rijdt. Benzineauto’s vallen uit de toon. Bij binnenkomst in het gebouw staart een grote opgezette koe je aan.
Het dak is voorzien van zonnecollectoren, posters herinneren aan afval scheiden en de kantine is voorzien van ‘good food’.
Hier worden mensen opgeleid tot vakdocent vmbo/mbo of kennismanager in het groene domein. En, practising what they preach, kan het natuurlijk niet anders dan dat het gebouw het toonbeeld is van duurzaamheid.
Onzichtbaar en geruisloze werking
Facilitair beheerder Daniël heeft een missie:
“Ik ben graag dienstverlenend bezig, ik vind het facilitaire vak heel mooi. Geen dag is hetzelfde en je moet over een stevig improvisatietalent beschikken. Je merkt pas hoe belangrijk onze facilitaire afdeling is, als wij er niet zijn.”
“Doorgaans valt ons werk niet op, totdat iets niet werkt of niet aanwezig is. Ik vind het leuk om zaken operationeel aan te pakken maar ook om mee te denken over hoe je het slimmer en duurzamer kunt inrichten.”
“Door dingen uitstekend te regelen maak ik mezelf onzichtbaar. Ons nieuwe digitale sleutelsysteem ondersteunt dat,” vertelt hij trots.
Open maar veilig
Het ronde pand waar de faculteit in is gevestigd, telt nog niet eens zo heel veel sloten voor de 600 à 700 studenten en de 80 docenten die er werken. Dat komt omdat alles in het pand open moet zijn.
Er moet ruimte zijn voor ontmoeting, gesprek en met elkaar in verbinding kunnen staan. Zonder concessies te doen aan veiligheid uiteraard.
De grote aula, eveneens rond en middelpunt van het gebouw, fungeert als ontmoetingsplek.
Het biedt een frisse en kleinschalige aanblik, je kunt vanuit de aula alle lokalen in kijken. De tafels die er staan zijn rond. Natuurlijke elementen zoals rietstengels, zijn verwerkt in de constructie.
In de vloer zijn sporen aangebracht, de kleuren zijn rustig. Zitzakken zijn bedoeld om gemakkelijk met elkaar het gesprek aan te kunnen gaan. Van de meeste ruimtes kun je zonder reservering gebruik maken, de deuren staan open.
Gebruiken tot het op is: duurzaam sluitsysteem
Ondanks dat Aeres Hogeschool een open karakter heeft, met weinig afsluitbare ruimtes, was het oude mechanische sleutelplan toch niet meer passend.
Alleen al vanuit duurzaamheid werd het een issue dat elke verloren sleutel zulke hoge kosten van het vervangen van cilinders met zich meebrengt. Cilinders die misschien nog wel prima jaren mee konden. Dat ging schuren.
Want spullen worden op Aeres Hogeschool niet zomaar weggedaan en worden juist optimaal benut.
Alles is flexibel inzetbaar, meubilair is voorzien van wieltjes en oud en nieuw wordt door elkaar gebruikt. Als het nog even mee kan, dan blijft het in gebruik. Restafval is hier nagenoeg nihil, avondmaaltijden gaan op bestelling. No waste.
Daniël: “Lang gebruiken, dat zit in onze genen. Het past bij het interessegebied van de mensen in onze faculteit.”
Overzicht van sleutels
Daniel: “Maar we hadden nog een reden om een digitaal sluitsysteem te overwegen. We hadden geen zicht meer op wie sleutels had. Niet iedereen is altijd even stipt met melden als er een sleutel kwijt is.”
“Het gevolg was dan ook, dat we het niet konden beheren zoals we wilden. Daarom zijn we, na advies door Deurplus, overgestapt op dit Salto systeem.”
“Op andere Aeres-scholen, zoals die in Almere (met opleidingen voor stadstuinen en stadsgroen) en Dronten (agrarische opleidingen), heeft Deurplus dit ook al geïmplementeerd.”
“Nu zijn de hoofdentree, een aantal ruimtes zoals de technische ruimte en die van financiën, voorzien van digitale sloten. De lokalen gaan niet op slot.”
“Enkel een aantal buitenlokalen zijn nog uitgerust met sleutels, maar dit is toch uitsluitend voor facilitaire zaken en dat houden we nog even zo.”
Direct online aanpassen
Daniël: “Met dit elektronisch sluitsysteem kun je ook nauwkeurig volgen wie aanwezig is en wie niet. Dat speelt bij Aeres Hogeschool geen grote rol. De aanwezigheidsregistratie is alleen handig bij calamiteiten.”
“Wat voor ons belangrijk is, dat we het online en direct kunnen beheren, met behoud van alle vrijheden voor iedereen. Verliest iemand een pasje, dan blokkeren we deze en geven we een nieuwe uit.”
“Cilinders hoeven dan niet vervangen te worden en je bouwkundige beveiliging blijft gehandhaafd.”
Simpel en doeltreffend ingedeeld
“Heel handig is, dat de faculteit is verdeeld in zones. Elke zone heeft specifieke toegangsrechten, passend bij de verschillende functies en rollen van medewerkers en studenten. De zone ‘financiën’ bijvoorbeeld is uitsluitend bestemd voor de medewerkers die hier werkzaam zijn.”
“Studenten hebben hier niets te zoeken, zij krijgen voor deze zone dan ook geen rechten.”
“Vergeleken met voorheen is dit systeem simpeler opgezet dan het sleutelsysteem dat we hadden. Toen waren er meer autorisatieniveaus door het hele pand heen. Nu zijn er minder groepen, dit is overzichtelijker.”
“En het werkt uitstekend. Van collega’s en studenten hoor ik geen klachten. Voor mij betekent dat genoeg. Dan werkt het geruisloos, precies zoals facilitaire zaken moeten lopen.”
“Vooraf hebben we niet veel aan communicatie gedaan, uitsluitend dat de fysieke sleutel werd ingewisseld voor een pas. That’s it. Het systeem wijst voor zich. Het was genoeg.”
Geen omkijken naar
“Dit digitale toegangssysteem houdt zichzelf up-to-date. Elke pashouder, zowel docenten als studenten, moeten minimaal een paar keer per jaar hun pas aanbieden bij een kaartlezer aan de wand.”
“De wandlezer staat in verbinding met de toegangscontrole database waar wij toegangsrechten in beheren en mutaties uitvoeren. Biedt iemand zijn kaart aan, dan wordt deze automatisch geüpdatet met de informatie uit de database.”
“Een medewerker die zijn pas kwijt is en dit vergeet te melden, komt op enig moment toch boven water want hij updatet zijn pas niet meer en dan wordt deze uit voorzorg automatisch geblokkeerd.”
“Zou een pas gestolen zijn en iemand vergeet dit tegen ons te zeggen, dan wordt deze na verloop van tijd ook geblokkeerd. Dat is een beveiliging van dit digitale sleutelbeheersysteem. Geen kans op inbraak, zo blijft het altijd veilig.”
Centraal beheer
“In de toekomst zou ik ervoor pleiten om naar een eenduidige manier van gebouwmanagement te gaan, zodat we onze visie op duurzaamheid overal kunnen doorvoeren.”
“Eén leverancier die onze doelstellingen kent en weet hoe de systemen zijn ingericht, is dan heel handig. Ik ben er een sterk voorstander van om hier naar toe te werken, ook met centraal geregeld beheer van pasjes.”
“De inname van pasjes van vertrekkende medewerkers wordt dan ook vanaf één punt geregeld, net zoals met laptops. Dat onze andere faculteiten in Dronten en Almere ook al met Deurplus werken, is natuurlijk een voordeel.”
Langetermijnpartner
“Deurplus zie ik hierin als een echte langetermijnpartner, die ons ondersteunt met gedegen service en onderhoud, maar die ook met ons meedenkt en onze visie op duurzaamheid kent. Dat hebben ze bewezen tijdens het adviestraject.”
“Dat heeft Deurplus echt heel goed gedaan. Ook zijn ze heel toegankelijk.”
“Waar Deurplus echt in uitblinkt is, dat ze over gespecialiseerd personeel beschikken, thuis in alle technieken rondom en in de deur. De medewerkers weten goed wat ze doen. Ook met betrekking tot het plan en de implementatie.”
“Het zijn prima mensen, correct en fatsoenlijk ook, je kunt hen heel goed over de vloer hebben. Ik zou adviseur Deurplus iedereen aanbevelen, het toegangsbeheersysteem bevalt ons erg goed.”
Voor de ambulancepost in Hilversum regelt Deurplus het digitaal sleutelbeheer. Wanneer de ambulances opgeroepen worden, hoeft het ambulancepersoneel het pand niet af te sluiten. Dat scheelt tijd en er hoeft niemand achter te blijven om de post te bemannen. Leveringen kunnen gewoon doorgaan, wat cruciaal is.
Voordat er ook maar één schop de grond in gaat om glasvezelnetwerk aan te leggen, heeft Be Exact in Deventer al heel wat berekend en getekend. Al snel na de ingebruikname van het pand in 2020 gaat Bjorn ten Broeke, mede-eigenaar, op zoek naar een veilig toegangssysteem voor de twee toegangsdeuren in het kantoor. Zodat niet iedereen zomaar kan binnenlopen.
Het Meander College, onderdeel van Landstede Groep, is een middelgrote school voor mavo, havo en atheneum. Deurplus verzorgt sinds 2017 het onderhoud en service en zorgt dat het de gebruikers aan niets ontbreekt.