Van chaos naar orde
Actium beheert woningen, containerwoningen, zorgcomplexen en garages en ontstaat in 1998 uit 3 aparte woningbouwcorporaties. Door de tijd heen worden hier andere woningbouwverenigingen aan toegevoegd. In 2014 voegt Actium de 5 hoofdkantoren samen in een nieuw pand.
Het probleem van fuserende wooncorporaties is, dat elke organisatie haar eigen sleutelbeheer heeft. Dus als een monteur ergens een storing op moet lossen, gaat hij op pad met .. jawel, een bos van maar liefst 100 sleutels.
Jakob van der Heide, medewerker vastgoed realisatie, ziet daarnaast ook de hoge onderhoudskosten van het hang- en sluitwerk. Hij signaleert een ratjetoe van problemen:
- Het overzicht van sleutels ontbreekt want dit wordt decentraal geregeld. Er is geen administratie van wie welke sleutel heeft.
- Door de fusies zijn er verschillende sleutelsystemen en 149 sub-sluitplannen.
- Er wordt niet bijgehouden welke sleutels gecertificeerd zijn, welke bijgemaakt mogen worden en welke niet.
- Service medewerkers hebben heel veel sleutels bij zich en het kost veel tijd om de juiste sleutel te vinden.
Dat moet anders.
Beheer en ontwerp met Deurplus
Op een locatie in Assen is een digitaal sluitsysteem operationeel. Althans, het is er maar het werkt niet.
Op een dag belt Jakob met Hendri van Deurplus want Deurplus onderhoudt het mechanische sluitplan.
“Hendri,” zegt hij, “kunnen wij eens kijken hoe wij ons sleutelbeheer kunnen vereenvoudigen. Dit kan zo niet langer. Het is absoluut niet meer veilig, niet meer te beheren en al helemaal niet overdraagbaar.”
Hendri stapt in de auto en gaat bij Jakob aan tafel. Samen inventariseren ze de huidige sleutelplannen, brengen ze overzicht aan in de wirwar van octrooien en onderzoeken ze het probleem van het niet-werkende digitale sluitsysteem.
Dit wordt mede veroorzaakt omdat componenten niet meer leverbaar zijn. Jakob vraagt advies over hoe hij een digitaal sleutelplan organisatie-breed kan implementeren.
Deurplus heeft ervaring met sluitsystemen voor wooncorporaties en brengt de wensen en mogelijkheden in kaart. Samen bekijken ze de functionaliteit van verschillende digitale sluitsystemen. Het voordeel is dat Deurplus niet aan een merk gebonden is. Ze kunnen op maat adviseren.
Op weg naar Salto
Salto leent zich perfect voor woningcorporaties met een groot aantal gebruikers. Een Salto systeem:
-
Zorgt voor veilig, comfortabel en betaalbaar wonen want de beheerskosten zijn laag
- Lost het probleem van het niet-werkende digitale systeem in Assen op want Salto blijft producten onderhouden, ook al brengt Salto nieuwe producten op de markt
- Is toepasbaar voor woningcorporaties
- Faciliteert hoge aantallen woningen en gebruikers
- Heeft breed assortiment voor alle oplossingen en uitdagingen
- Is schaalbaar: nieuwbouwflats kunnen direct opgenomen worden in het sluitplan dus past ook bij de langetermijn visie van Actium
En zo wordt stapsgewijs het oude sluitplan afgebouwd en een elektronisch sluitsysteem geïmplementeerd.
Jakob is trots op het druppelsysteem. Hij heeft er zijn kindje van gemaakt. Zijn ogen beginnen te glimmen als het over zijn toegangssysteem gaat.
Jakob: “Wij hebben de vraag voor een digitaal sluitplan bij Deurplus neergelegd vanwege hun manier van aanvliegen als gesprekspartner en hun manier van dienstverlening. Het was voor ons een logische keuze, maar hun manier van advies was echt doorslaggevend.
Ik ben bouwkundig onderlegd, maar geen specialist in deurtechniek en elektronische sluitsystemen.
Deurplus heeft ons begeleid met Salto en ons hierin meegenomen, ook in het opbouwen van de systematiek. De basis en inrichting zijn belangrijk om structuur aan te brengen in de SaaS omgeving van Salto en om toegangsrechten te beheren.
Eerst hebben we de gebouwen bouwkundig in kaart gebracht. Elke deur is geïndexeerd aan de hand van de bouwtekening en in een matrix gezet in Excel.
Vanaf deze toegangsmatrix is het Salto systeem ingericht voor de verschillende rollen van beheer, service/technische dienst, externe partijen en BHV. Met name ook voor het hoofdgebouw. Daar hebben we nu gemak van.”
“Omdat het toegangscontrolesysteem goed is neergezet, kan mijn opvolger na mijn pensioendatum alles makkelijk overnemen. Het systeem is gebruiksvriendelijk en goed overdraagbaar.”
Voordelen digitaal sluitsysteem en ondersteuning van Deurplus
Elke bewoner heeft nu een RFID-tag om de centrale hoofddeur te openen. Het sleutelbezit is veel veiliger en simpeler geworden.
Verhuizing
De RFID-tags staan geregistreerd op straatnaam en huisnummer en niet op naam van een bewoner. Bij een verhuizing worden de RFID-tags rechtstreeks overgedragen aan de nieuwe bewoner. Dit maakt het beheer erg eenvoudig en het voldoet aan de Wet op de Privacy.
Met uitzondering van bewoners en personeel van Actium, ondertekent elke andere gebruiker een RFID-tag ontvangstbewijs. Denk hierbij aan aannemerspersoneel en extramurale zorgverleners. Nu is het sleutelplan extra veilig, want er wordt exact bijgehouden wie welke RFID-tag heeft en waar hij of zij in kan.
Lage onderhoudskosten sluitsysteem
Nu beheert de medewerker vastgoedrealisatie het sluitplan voor alle panden.
Zouden er nog mechanische sleutels zijn, dan zou meer facilitair personeel nodig zijn. De kosten van het vervangen van sleutels zouden ook vele malen hoger zijn en beheerskosten zouden de lucht in schieten.
Verhuizende bewoners, verloren tags, met 1 druk op de knop wordt toegang verstrekt of ontnomen en het systeem blijft veilig. Hierdoor is er op het moment van calamiteiten gemak van handelingssnelheid. Je hoeft dan niet meer na te denken.
Jakob: “Bij een bewoner was een inbraak gepleegd. Inbrekers hadden alle sleutels en RFID-tags meegenomen. We hebben direct alles geblokkeerd.
Daarna hebben we nieuwe RFID-tags aangemaakt en deze naar de bewoner gebracht. Niemand hoefde bang te zijn voor ongewenste bezoekers en de bouwkundige beveiliging was weer op orde.”
Voldoen aan woningbehoefte
Om aan de groeiende vraag naar woningen te voldoen realiseert Actium jaarlijks nieuwbouw.
Het voordeel van het digitale sluitplan is dat het schaalbaar is en dat nieuwbouwflats direct kunnen worden opgenomen in het moderne sluitplan. Het maximum is voorlopig nog niet bereikt.
Monteurs hebben hun eigen RFID-tag
Ook voor leveranciers bewijst Salto haar voordelen.
Monteurs voor gas, licht en elektra hebben een eigen RFID-tag voor de centrale hoofddeur en de meterkast in de gebouwen die zij in onderhoud hebben.
Sommigen hebben al vijf jaar dezelfde RFID-tag. Inhoudelijk kan de RFID-tag op afstand aangepast worden: moet een monteur invallen in een nieuwe wijk, dan breidt de facilitair beheerder zijn rechten voor dat pand uit.
De eigen technische dienst die Actium ook heeft, heeft rechten om overal naar binnen te kunnen, met uitzondering van de woningen natuurlijk. In plaats van 100 sleutels hebben zij 1 RFID-tag bij zich!
Service en onderhoud
Actium heeft een 24/7 onderhoudscontract met Deurplus. Deurplus is binnen 2 uur ter plaatste bij calamiteiten.
Jakob: “In het begin hebben we een aantal cilinders gehad die niet goed waren. Die zijn vanuit Deurplus en Salto opgelost en vervangen. Salto cilinders zijn Salto deurbeslag geworden. Dit is betrouwbaarder en de bediening gaat beter, vooral bij deuren die veel gebruikt worden.”
Jakob: “Deurplus is een plezierige partner. Meedenken staat bij hen centraal. Hun advisering is secuur en ze hebben geholpen in een juiste werkwijze met Salto apparatuur. Vragen pakken ze snel op, ze hebben hun dienstverlening goed op orde.
Deurplus houdt zelf dingen in de gaten. Ze monitoren bijvoorbeeld de batterijwissel van de digitale sloten.
Zo gebeurde het dat de batterij van een nieuwe serie minder aan kon. Om uitval te voorkomen hebben ze de frequentie verhoogd van het batterijen wisselen. Daar adviseren ze direct in want het is belangrijk dat het blijft werken.
Hun manier van leveren en het contact met ons en onze bewoners gaat altijd goed. Ik vind hen een van de weinige aannemers waar het zo leuk mee werken is. Ik zou Deurplus zeker weer aanbevelen.”
Uitbreidbaar met parkeergarages in de toekomst
Nu zijn op 3 na alle woningcomplexen voorzien van diverse Salto componenten op centrale voordeuren en Salto sloten op meterkasten. Van portiek tot complex met 80 woningen. De wens is om parkeergelegenheden ook op te nemen in de toegangscontrole.
Dan zou de lange afstandslezer uitgevoerd moeten worden met Salto. Voor nu is daar nog een tweede RFID-tag voor nodig.
Idealiter zou dit allemaal met 1 RFID-tag geregeld moeten kunnen worden, maar zover is het nu nog niet. Dat is een wens voor de toekomst.
