Blog

Geopende pakken melk in de koelkast van de lerarenkamer, restanten gebakken ei op de kookplaat, rondslingerende opladers, wie laat hier toch zijn rommel liggen? De facilitair beheerder van één van Nederlands grootste hogescholen heeft geen flauw idee. Studenten lijken overal toegang te hebben, tot aan de lerarenkamer toe. Het overzicht op sleutels heeft hij al lang niet meer.

Er lijkt maar één oplossing om zijn ouderwetse mechanische sleutelplan op te schonen: overstappen op een digitaal sluitsysteem. Deurplus adviseert en faciliteert. Het gaat snel, soepel en geruisloos. Met uiteindelijk veel comfort, want met één bestaande pas is alles geregeld:

• Toegang
• Aanmelden voor tentamens
• Registreren bij uitgifte bibliotheekboeken
• Betalen voor lunches en koffie
• Kopiëren/printen
• Gebruik van fietsenhok/kluizen

Probleem: overzicht kwijt door meerdere sleutels, deuren en gebruikers

Het probleem van een mechanisch sluitsysteem is, dat je moet bijhouden welke sleutels in omloop zijn en bij wie. Maar daarmee voorkom je nog niet dat ze worden uitgeleend, zoek raken of in verkeerde handen (inbraak!) terecht komen.

Als zo’n situatie jaar in jaar uit voortduurt, zoals bij deze hogeschool vijftien jaar, dan kan het behoorlijk uit de hand lopen. Dan is een sleutelplan zo lek als een mandje.

De beheerder heeft dan ook het gevoel dat er op alle fronten misbruik van wordt gemaakt, maar hij kan de vinger er niet achter leggen, vertelt hij als hij Deurplus vraagt hoe hij zijn sluitplan kan opschonen.

Naar digitaal sluitsysteem op hogeschool; lage beheerskosten

Resultaat 1: Sluitplan opgeschoond en comfort met 1 pas

Hoe kan de school weer terug naar een veilig, controleerbaar en comfortabel sleutelplan met zoveel deuren en gebruikers? Er is maar één oplossing: een digitaal sleutelbeheersysteem waarbij de beheerskosten op lange termijn laag zijn.

Met een nieuw digitaal sluitplan begint de hogeschool helemaal opnieuw. Als eerste worden alle sloten van ingangen en deuren voorzien van elektronische cilinders. Deze worden aangestuurd met pasjes. De pasjes dienen als sleutels.

Normaliter zouden in een implementatietraject als bij dit toegangssysteem, voor alle gebruikers passen moeten worden aangemaakt. Bij deze hogeschool zijn er al studentenpassen en docentenpassen die ook voor dit toegangssysteem gebruikt kunnen worden.

De meerwaarde van deze migratie is dan ook, dat iedereen al een pas met chip heeft. De pas heeft een persoonsgebonden nummer, het nummer van de docent of de student. De docent of student kan de pas opladen om ermee te betalen bij de kopieerapparaten en de koffieautomaten. Ook geeft de pas toegang tot de kantine. Het enige wat nog nodig is, om de pas te kunnen gebruiken als sleutel, zijn toegangsrechten.

Deze kunnen worden bijgeschreven door de facilitair beheerder. Op afstand en per groep. Studenten worden in groepen ingedeeld, zo kan per groep toegang worden verleend. Docenten worden ook in groepen ingedeeld. Het bespaart de aanschaf, administratie en uitgifte van passen. Zo is in één keer het systeem schoon.

Resultaat 2: Geen oneigenlijk gebruik van voorzieningen meer

Met het nieuwe digitale toegangssysteem is de tijd voorbij dat studenten even een lekkere lunch nuttigen in de gezellige lerarenkamer. Elke student heeft nu een pas met daarop dezelfde, standaard rechten. Willen ze lunchen of koffie drinken?

Ze kunnen de kantine of de mensa in. Verder biedt de pas hun toegang tot de mediatheek en de openbare leerruimtes. Lerarenkamers, keukens en collegezalen zijn standaard voor hen afgesloten.  

Resultaat 3: Toekomstbestendig

Met het nieuwe digitale sluitplan, sorteert de facilitair beheerder voor op de toekomst. De trend is, dat het aantal studenten dat wisselend gebruikt maakt van de gebouwen, groeit.

Ze zijn niet meer aanwezig volgens het schoolse model van standaard vijf dagen, zoals vroeger. Daar hoort geen statisch sluitplan bij maar een dynamisch in te stellen systeem dat uitbreidbaar is met gebruikers en deuren en regelbaar is op persoonsniveau. De huidige toegangscontrole voorziet in deze behoefte.

Resultaat 4: Docenten kunnen op meerdere locaties lesgeven

Een ander voordeel van het digitale sleutelbeheersysteem is, dat het voor docenten gemakkelijker wordt om op andere locaties door het land te werken. Op afstand kan hen toegang worden verleend tot de ingangen van de hogescholen, de collegelokalen en eventuele praktijklokalen en lerarenkamers. Zo blijft de bouwkundige beveiliging op en top veilig en beheersbaar.

Resultaat 5: Gebruiksgemak voor facilitair beheerder

Het Salto toegangscontrolesysteem is eenvoudig in gebruik. Het communiceert met het bovenliggende leerlingenplatform en leerkrachtenplatform.

Stel dat een nieuwe student zich aanmeldt – en dat kan wel tot in de honderden aanmeldingen lopen per jaar – dan maakt een medewerker van de studentenadministratie de leerling aan in het systeem. De student ontvangt een persoonlijk studentennummer. Automatisch worden de nieuwe data verzonden naar de toegangscontrole database. Deze weet wat hij moet doen, namelijk toegangspassen aanmaken. Bij de start van het nieuwe studiejaar ligt de pas klaar bij de administratie. Makkelijker kan het niet. Foutlozer ook niet.

Resultaat 6: Digitaal toegangsbeheersysteem schoont sluitplan op volgens eisen Algemene Verordening Gegevensbescherming

AVG-proof is de koppeling tussen het leerlingenplatform en de toegangscontrole ook. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het wettelijk niet toegestaan om persoonsgegevens te verwerken en voor een onbepaalde periode te beheren.

De toegangscontrole software is hierop ingericht. Een kopie van de data die het systeem ontvangt van het leerlingenplatform wordt slechts kort opgeslagen. En daarna weer keurig netjes verwijderd.

Resultaat 7: Geen veiligheidsrisico bij verloren pasjes

Bij verlies en of diefstal van een pasje is het niet meer nodig om cilinders te vervangen, zoals bij een ouderwets sleutelsysteem. De verloren of gestolen pas kan digitaal geblokkeerd worden zodat de veiligheid van het pand nooit in het geding komt. Dit verlaagt beheerskosten. Ook bij vertrek van personeel of studenten kan een beheerder een pas blokkeren.

Digitaal sluitsysteem hogeschool schoont sluitplan op. U ook?

Wilt u weer terug naar een veilig, comfortabel en controleerbaar toegangssysteem? Checken of uw online toegangssysteem voldoet aan de nieuwe Cyberbeveiligingswet? Laat u bellen door Deurplus, specialist in alle technieken rondom en in de deur. Met brede ervaring in diverse sectoren zoals mkb, onderwijs, overheid en gezondheidszorg bieden we u op maat gesneden toepassingen. Meer info bij 0341 271 050.